Pr. Maxima Centrum

Facilitair en logistiek

Pr. Maxima Centrum - Utrecht
Logistiek in een nieuw centrumende Zorg

Neem een kijkje achter de schermen bij dit unieke project Pr. Maxima Centrum voor kinderonoclogie: De laatste 10 dagen voor de opening

Opdracht
Kenmerkend aan het Prinses Máxima Centrum is dat de organisatie in 2017 in opbouw was. Voor de opening in mei 2018 was het van belang de gehele logistieke organisatie te laten functioneren. Alle verbruiksartikelen moesten op tijd en correct geleverd worden aan de gebruikers van de zorg, het diagnostisch lab en research. De bijbehorende bestelfunctie moet in zijn geheel draaien. Daarbij moest ook de overige logistiek tot in de puntjes, ondersteunend aan de dagelijkse zorgprocessen, geregeld zijn. Het gaat hierbij om diverse logistieke stromen, zoals het linnen, het lab, het afval, de bedden, en medische hulpmiddelen. De ‘ logistieke bewegingen’ in de organisatie zijn zo efficiënt mogelijk georganiseerd. 
 
In het ontwerp, inrichting en implementatie van de logistieke organisatie is rekening gehouden met het unieke (startende) karakter van het centrum. Het type zorg dat verleend zal gaan worden in het nieuwe centrum wijkt af van de huidige zorg, waaronder het behandelen van andere typen maligniteiten. Dit had tot gevolg dat bij de opening in mei 2018 niet de volle 100% van de verbruiksartikelen en verbruiksaantallen bekend waren, waardoor een hoge mate van flexibiliteit in het ontwerp van de logistieke organisatie noodzakelijk was. Een hoge servicegraad en excellente inrichting rondom de patiënt en de familie, stond uiteraard voorop. 
 
Resultaat
Alle logistieke stromen zijn in kaart gebracht en de diverse logistieke concepten zijn uitgewerkt en vervolgens als ‘een pannenkoek’ gestapeld. De organisatiedoelstellingen zijn vertaald in logistieke doelstellingen en de benodigde logistieke grondvorm, het proces en de besturing, informatiesystemen en personele logistieke organisatie. Op deze wijze is het mogelijk om een integrale visie en besturing te ontwikkelen voor de diverse logistieke stromen en vanuit dit raamwerk de implementatie en acties vorm te geven. 
 
De goederenlogistiek, serviceprocessen, vraaggestuurde patiëntprocessen en indirecte patiëntlogistieke processen zijn allen in concepten verwerkt. De gehele logistieke keten is ontworpen van centrale logistiek, tot de fijndistributie naar de kinderen, familie en de medewerkers in het centrum. Door middel van visuele modellen, praktische adviezen voor ontkoppelpunten in de keten, keuze voor voorraadlocaties en taakdemarcatie tussen de diverse functies. Daarbij is er intensief gewerkt aan logistiek bewustzijn binnen de organisatie en zijn alle domein eigenaren betrokken bij het logistieke concept en bijbehorende uitgangspunten. 
 
De gewenste service en kwaliteit rondom het kind en de familie en het bouwkundig ontwerp hebben als uitgangspunt gediend voor de inrichting. Vanwege beperkte logistieke ruimte in het gebouw, is de centrale logistiek en een deel van de logistieke keten voor verbruiksartikelen in samenwerking met een logistieke partner opgezet. Daarnaast zijn er ook met enkele leveranciers afspraken gemaakt ten aanzien van logistieke stromen, zoals afval, linnen, catering, etc.
 
In het gehele traject zijn de volgende activiteiten door TallKing Results gerealiseerd in het logistieke domein:
 
- Ontwerp en implementatie van het logistieke concept en strategische model goederenlogistiek op basis van keuze RVB aan de hand van business cases met diverse scenario’s
- Profielen logistieke team en opstart werving & selectie logistieke organisatie
- Procesontwerp logistiek
- Formatieplan logistiek
- Spoorboekje logistiek 
- Contracteren logistieke dienstverlener en opstellen meerjarenplan (vendor managed inventory)
- Inhuizingsplannen maken (kasten, middelen, indeling ruimtes) 
- Inhuiscoördinatie met fysieke inrichting nieuwbouw en inruiming artikelen
- Assortiment samenstellen en coördineren voor en tijdens opstart 
- Assortimentsbeheer in samenwerking met logistiek dienstverlener
- ERP- selectie, functioneel ontwerp en inrichting (Vidavi)
- Selectie en inkoop logistieke middelen
- Input voor plan van eisen van de diverse leveranciers met betrekking tot de logistieke uitgangspunten
- Opstellen prestatie indicatoren ten aanzien van de logistieke keten
 
De successen
In 1,5 jaar tijd is gewerkt aan het ontwerp, inrichting en implementatie van de logistieke organisatie van het Prinses Maxima Centrum. Binnen de uitgangspunten van de bouw en passend binnen de kaders van service en kwaliteit is de logistieke organisatie volledig ondersteunend aan de zorg, kinderen en familie gerealiseerd voor de opening van het centrum. Daarbij is de gehele keten flexibel en toekomstbesteding ontworpen. 
 
Na de opening van het centrum is uitgebreide nazorg verleend, waarbij de nieuwe organisatie intensief is begeleid. Tevens zijn er in deze fase al (kleine) optimalisaties doorgevoerd. Eind 2018 staat er een stabiele en goed functionerend logistieke organisatie.
 
De rol van TallKing Results - onze unieke werkwijze
In het gehele traject heeft TallKing Results in nauwe samenwerking met het Prinses Máxima Centrum, de logistieke partner en overige leveranciers de gehele logistieke organisatie ingericht en gerealiseerd. Logistiek wordt gepositioneerd als een schakel in de gehele organisatie, ondersteunend aan de eerste lijn organisatie. In samenwerking met domeineigenaren facilitair, inkoop en finance, is zowel op operationeel, tactisch als strategisch niveau logistiek in de organisatie ‘live gebracht’.