Nij Smellinghe
Algemeen - facilitair
Nij Smellinghe Drachten
Lange Termijn Huisvestingsplan poliklinieken
Nij Smellinghe heeft gevraagd de benodigde oppervlakte door te rekenen voor de poli van de toekomst. De doorrekening moest resulteren in een herbruikbaar rekenmodel, waarin toekomstige productie-ambities worden vertaald naar benodigde spreekuren, benodigde spreekkamers en daarbij behorende vloeroppervlak. Dit, in nauwe samenwerking met de opdrachtgever en de architect (Van Maanen en Zwart te Drachten). De uitkomsten van het model moesten leiden tot een vastgesteld vlekkenplan voor de polikliniek, als startpunt voor een groter (ver)bouwtraject.
Tallking Results heeft de volgende stappen gezet om te komen tot een berekend vloeroppervlak voor iedere “vlek”.
1. Datapreparatie
Het project werd gestart met het prepareren van het datamodel. De bouwkundige groepering van poli’s en de gewenste locaties van deze poli-groepen zijn vastgelegd in een concept vlekkenplan.Daarna is er gebouwd aan een datamatrix.Er is bepaald welke kamertypes (spreekkamers, ECG-kamers, ruimtes voor groepsconsulten) moeten voorkomen in een lange termijn huisvestingsplan en samen met de architect is de omvang van die kamers bepaald. Aan de hand van het afsprakensysteem is gekeken welk type afspraak in welke kamer plaats gaat vinden.De dataset is gevalideerd met medewerkers: klopt de geplande afspraaktijd ook met de realiteit, betreft een afspraakcode een face-to-face consult / teleconsult / groepsconsult, wat is de planbare duur van een dagdeel?
2. Rekenuitgangspunten
Productie ambitie, in deze fase is bepaald op welke manier we gingen rekenen met de geprepareerde dataset, startend met de productie-ambitie die geldt na de verbouw. Hierbij is ook gekeken naar factoren die poli-gebruik en polibezoek in het ziekenhuis kunnen verminderen: substitutie, inzet van technologie tijdens consult, toename van e-consulten, wensen rondom groepsconsultaties etc.
Poli gebruik, er is gekeken naar het gemiddelde week- en dag patroon van poli-activiteiten. Deze kwamen tot uitdrukking in grafieken die pieken en dalen in poli-activiteiten lieten zien. Op basis daarvan zijn opslagpercentages bepaald om pieken ook bouwkundig af te kunnen dekken. Ook belangrijk: dit inzicht gaf ook een trigger om te kijken naar afvlakken van pieken (en dalen) door capaciteitsplanning.
Poli-proces en bouwkundige lay-out, belangrijk voor het benodigde vloeroppervlak is de manier waarop het poli-proces wordt uitgevoerd. Er is in beeld gebracht wie, welke activiteit, op welk moment, op welke locatie uitvoert. Daarbij is gekeken welk kamersysteem het beste past bij een polikliniek.
Bedrijfstijden toekomstige bedrijfstijden werden vastgesteld, hoe langer de poliklinieken open zijn gedurende de week, hoe vaker een kamer gebruikt kan worden en hoe minder vloeroppervlak er nodig is voor het halen van de productie-ambitie. De consequenties van bedrijfstijden zijn voor meerdere scenario’s in beeld gebracht.
Bruto- / Nettofactoren, het totaal oppervlak in het vlekkenplan werd – samen met de architect – vastgesteld in de bruto-netto berekening. Daarbij is gekeken hoe de berekening van patiëntgebonden
3. Uitkomsten
Uiteindelijk werden de uitkomsten gevalideerd en vastgesteld.
De successen:
- De rekenmethode hielp met het expliciet maken van de productie-ambities
- De rekenmethode vertaalde deze ambities op een transparante manier naar capaciteitsconsequenties in spreekuren en vloeroppervlakte en droeg daarmee bij aan rationele, objectieve discussies en afwegingen.
- De rekenmethode hield rekening met verschillende processen in verschillende poliklinieken
- De data-analyse leidde tot adviezen in functionele inrichting in poli-agenda’s:dagdeelinrichtingen, afspraakcodes en (herijking van) afspraakduren.
- Inzicht in gebruikspatronen spoorde aan tot verbeterinitiatieven in capaciteitsplanning,flexibilisering van ruimtegebruik en (bouwkundige) proceslayout.
De rol van TallKing ResultsTallKing Results heeft de volgende rollen gehad tijdens het project:
- Opstellen van het plan van aanpak voor de doorrekening
- Introduceren van discussie over de duiding van huidige procesprestaties
- Inbrengen van vakdeskundigheid op het gebied van poli-processen en poli-layout
- Inbrengen van vakdeskundigheid op het gebied van capaciteitsplanning en -bepaling op poliklinieken
- Uitvoeren van de capaciteitsberekeningen
- Vereenvoudigen van wiskundige formules naar duidelijke presenteerbare vormen
Reviews van klanten
"De samenwerking en afstemming tijdens de opdracht met Tallkingresults verliep erg prettig, er werd goed gestuurd op het verloop en resultaat van de opdracht. Vanuit deze organisatie wordt stevig ingezet op expertise-ondersteuning aan de opdrachtnemer. De interim manager was zeer goed in staat om zich de vraagstukken die speelden snel eigen te maken, en heeft op een professionele en resultaatgerichte wijze aan de opdracht gewerkt."
Directeur Facilitair bedrijf - Amsterdam UMC
"TallKing Results is voor PMC in een zeer krap tijdpad, een betrouwbare en deskundige partner gebleken. De continuïteit van de dienstverlening is altijd gegarandeerd geweest.
TallKing Results is een betrouwbare club en brengt naast capaciteit logistieke deskundigheid in. Ze hebben concepten en werkprocessen geïmplementeerd welke conceptueel door TallKing Results zijn ontwikkeld en bedacht. Dat zie je niet vaak, meestal is de adviseur met opdracht klaar nadat een advies is uitgebracht. Dat was bij TallKing Results echt van een andere orde. "
Manager Facilitair Bedrijf - Prinses Máxima Centrum
“De adviseur van TallKing Results heeft een meer dan uitstekende kennis van wat er werkelijk gebeurt in het dagelijks functioneren van een ziekenhuis, zowel poliklinisch als klinisch.
Dit combineert hij met de capaciteit om grote hoeveelheid data om te zetten in eenvoudige en transparante informatie.”
Directeur Facilitair Bedrijf en Gebouwen - Ziekenhuis Nij Smellinghe Drachten
“TallKing Results heeft ons geholpen om de haalbaarheid en de wenselijkheid van het opzetten van een herstelafdeling te onderzoeken en uiteindelijk te realiseren. De kennis en expertise zorgen voor een goede organisatieverandering op weg naar een betere zorg.”
manager GRZ - Omring
“Ondersteund door Tallking Results heeft de afdeling Automatisering een professionaliseringsslag ingezet. Op basis van de positieve resultaten zal de verdere innovatie volgen.”
Directeur Servicecentrum - Zorggroep Alliade