St. Antonius

Logistiek

St. Antonius
Invoering Landelijk Implantaten Registercentrum

Opdracht
Om implantaten te allen tijde op een snelle en efficiënte manier op te kunnen sporen bij een mogelijke recall (traceability) is geautomatiseerde gezamenlijke registratie van alle implantaten noodzakelijk. Hiervoor heeft het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn & Sport (VWS) het Landelijk Implantaten Register (LIR) in het leven geroepen.
Het implantatenregister dient enerzijds als instrument voor de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ) om hun toezichthoudende taak te kunnen vervullen; anderzijds is het voor de patiënt belangrijk dat hij/zij zelf kan zien welk implantaat bij hem/haar is geïmplanteerd als er iets mis blijkt te zijn met een (serie van een) implantaat.
Deze verplichtingen zijn opgenomen in de Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (WKKGZ).  

Er staan drie verplichtingen in deze wetgeving die voor het ziekenhuis van belang zijn:

1. Registratie in Epic
De zorgverlener is verplicht om van implantatie melding te maken in het patiëntendossier op een wijze die traceerbaarheid van het implantaat mogelijk maakt. Dit betreft alle implantaten die ingebracht worden bij een patiënt;

2 Aanlevering LIR
De zorgverlener is per 1 januari 2020 verplicht om gegevens over de implantatie aan te leveren ten behoeve van het Landelijk Implantaat Register (LIR), dit betreft voorlopig alleen implantaten die benoemd staan in de landelijke inclusielijst;

3 Gegevensverstrekking implantaat aan patiënt
De zorgverlener is per 1 januari 2019 verplicht om aan de betrokken patiënt de gegevens over het geïmplanteerde hulpmiddel te verstrekken. De gegevens over implantaten worden via de bezoeksamenvatting in Mijn Antonius weergegeven. Dit betreft alle implantaten, ook de implantaten die niet aan het Landelijk Implantaat Register aangeleverd worden. 

De uitdaging
De grote uitdaging binnen dit project betrof het realiseren van koppelingen tussen diverse ICT systemen en het implementeren van nieuwe processen over meerdere afdelingen heen. Hierbij lopen de baten voor de lasten uit, waarbij de afdelingen die de lasten dragen niet per definitie de afdelingen zijn die de lusten/baten ontvangt.

Resultaat
Door het opzetten van het project met een brede afvaardiging vanuit de hele organisatie met zowel zorg als ondersteunende afdelingen is er in gezamenlijkheid een productbreakdown uitgewerkt door de projectleden. Dit resulteerde in 6 deelprojecten met ieder een eigenaar vanuit de eigen organisatie. Deze aanpak zorgde voor commitment en een actieve rol van projectleden.

De belangrijkste pijlers binnen het project waren: 
1. Koppelen van systemen: datasource (GHX), ERP (AX4Health), EPD (Epic) en het LIR;

2. Opschonen en verrijken van de bestaande stamdata;

3. Uitwerken van verschillende processen en werkinstructies.

De successen

De belangrijkste resultaten zijn:
o De patiëntveiligheid is verbeterd doordat de artikelgegevens van de implantaten beter in het ERP en EPD geregistreerd staan vanwege de opgeschoonde en verrijkte stamdata;

o Via MijnAntonius kan de patiënt zelf de artikelgegevens van zijn/haar implantaat inzien en zodoende bij een recall thuis al kan controleren of dit voor hem geldt;

o Door de gerealiseerde koppelingen tussen de ICT systemen vindt geautomatiseerde aanlevering plaats aan het LIR en voldoet het ziekenhuis aan de geldende regelgeving conform de Wkkgz;

o Nieuwe processen of optimalisatie van bestaande processen rondom artikelregistratie, implantatieregistratie, explantatieregistratie en recall.

“ Ondanks een paar strubbelingen is het resultaat op tijd behaald! ”Martin Figee (opdrachtgever)